Στον κόσμο της ψηφιακής επικοινωνίας, ο τρόπος με τον οποίο τελειώνουμε τα email μας μπορεί να έχει σημαντικό αντίκτυπο στον τρόπο λήψης του μηνύματός μας. Το συμπέρασμα ενός email δεν είναι απλώς μια τυπική διαδικασία. είναι μια ευκαιρία να αφήσετε μια μόνιμη εντύπωση, να ενισχύσετε το μήνυμά σας και να μεταφέρετε τον κατάλληλο τόνο. Αλλά πώς ακριβώς ονομάζουμε το τέλος ενός email; Αυτός ο οδηγός θα διερευνήσει δεδομένα email την ορολογία, τη σημασία και τις βέλτιστες πρακτικές για το αποτελεσματικό κλείσιμο των email σας.
1. Κατανόηση της Ορολογίας: Πώς ονομάζεται το τέλος ενός email;
Το τέλος ενός email αναφέρεται συνήθως ως «κλείσιμο email» ή «υπογραφή email». Αυτή η ενότητα συνήθως περιλαμβάνει μια φράση ή λέξη κλεισίματος, όπως “Με εκτίμηση” ή “Με εκτίμηση”, ακολουθούμενη από το όνομα του αποστολέα, τα στοιχεία επικοινωνίας και μερικές φορές ένα μπλοκ υπογραφής.
Κλείσιμο email: Οι τελευταίες λέξεις ή φράση που χρησιμοποιούνται για το τέλος του email. Τα συνήθη παραδείγματα περιλαμβάνουν τα «Καλύτερο», «Εκτιμήσεις» ή «Ευχαριστώ».
Email Sign-Off: Συνώνυμο του κλεισίματος email, που δίνει έμφαση στην πράξη ολοκλήρωσης της επικοινωνίας.
Αποκλεισμός υπογραφής: Μια ενότητα που εμφανίζεται συχνά στο τέλος των επαγγελματικών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμπεριλαμβανομένων του ονόματος, του τίτλου, της εταιρείας και των στοιχείων επικοινωνίας του αποστολέα. Μπορεί επίσης να περιλαμβάνει ένα λογότυπο, συνδέσμους μέσων κοινωνικής δικτύωσης ή μια ειδοποίηση εμπιστευτικότητας.
Expert Insight:
Σύμφωνα με την επικοινωνιολόγο και συγγραφέα Judith Kallos, «Ο τρόπος που κλείνεις ένα email δίνει τον τόνο για ολόκληρη τη συνομιλία. Μπορεί είτε να ενισχύσει τη σχέση είτε να δημιουργήσει μια αίσθηση απόστασης, ανάλογα με τις λέξεις που θα επιλέξετε».
2. Η σημασία ενός στοχαστικού κλεισίματος email
Το κλείσιμο ενός email παίζει καθοριστικό ρόλο στο πώς γίνεται αντιληπτό το μήνυμά σας. Ένα καλά επιλεγμένο κλείσιμο μπορεί να ενισχύσει τον επαγγελματισμό, να μεταδώσει σεβασμό και να αφήσει θετική εντύπωση. Από την άλλη πλευρά, ένα κακώς επιλεγμένο ή χαμένο κλείσιμο μπορεί να δημιουργήσει ασάφεια ή ακόμα και να φαίνεται απορριπτικό.
Παράδειγμα: Εξετάστε τη διαφορά μεταξύ του τερματισμού ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με “Καλύτερο” έναντι του “Ευχαριστώ εκ των προτέρων”. Ενώ το «Καλύτερο» είναι ουδέτερο και ευγενικό, το «Ευχαριστώ εκ των προτέρων» μπορεί να συνεπάγεται μια προσδοκία ή υποχρέωση, η οποία θα μπορούσε να γίνει αντιληπτή αρνητικά ανάλογα με το πλαίσιο.
Research Insight: Μια μελέτη που διεξήχθη από την πλατφόρμα μάρκετινγκ email Boomerang διαπίστωσε ότι τα email με ευγενικό κλείσιμο, όπως «Ευχαριστώ» ή «Με εκτίμηση», έλαβαν 10-20% υψηλότερο ποσοστό απόκρισης από εκείνα με πιο περιστασιακό ή απότομο τέλος.
3. Συνήθη κλεισίματα email και πότε να τα χρησιμοποιείτε
Διαφορετικά κλεισίματα email είναι κατάλληλα για διαφορετικά περιβάλλοντα, ανάλογα με τη σχέση μεταξύ του αποστολέα και του παραλήπτη, τον σκοπό του email και τον επιθυμητό τόνο.
Επίσημο κλείσιμο:
Κατάλληλο για επαγγελματικές ή επίσημες sms μια από τις δαπανηρές μεθόδους επικοινωνίες. Παραδείγματα περιλαμβάνουν τα «Με εκτίμηση», «Με εκτίμηση» και «Με εκτίμηση».
Άτυπα κλεισίματα: Ιδανικό για περιστασιακά ή φιλικά email. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν τα “Ευθυμία”, “Καλύτερο” και “Προσέξτε”.
Κλείσιμο με βάση την ευγνωμοσύνη: Χρησιμοποιείται συχνά όταν θέλετε να εκφράσετε εκτίμηση ή ευγνωμοσύνη. Τα παραδείγματα περιλαμβάνουν “Ευχαριστώ”, “Ευχαριστώ” και “Εκτιμώ πολύ”.
Παράδειγμα: Εάν στέλνετε email σε έναν πιθανό εργοδότη μετά από μια συνέντευξη για δουλειά, ένα επίσημο κλείσιμο όπως «Ειλικρινά» θα ήταν κατάλληλο. Αντίθετα, εάν στέλνετε email σε έναν συνάδελφο με τον οποίο έχετε συνεργαστεί για χρόνια, το “Best” ή το “Cheers” μπορεί να είναι πιο κατάλληλο.
Γνώμη ειδικού:
Η ειδικός σε θέματα γραφής και συγγραφέας δεδομένα της ταϊβάν Lynn Gaertner-Johnston σημειώνει, «Το κλείσιμο του email σας πρέπει να ταιριάζει με τον τόνο του μηνύματος και τη σχέση με τον παραλήπτη. Έχει να κάνει με την εύρεση της σωστής ισορροπίας μεταξύ επαγγελματισμού και προσβασιμότητας.”
4. Μπλοκ υπογραφών: Βελτίωση του κλεισίματος του email σας
Ένα μπλοκ υπογραφής είναι ένα κρίσιμο στοιχείο της επαγγελματικής επικοινωνίας μέσω email, παρέχοντας ουσιαστικές πληροφορίες για τον αποστολέα και συχνά ενισχύοντας την ταυτότητα της επωνυμίας. Συνήθως περιλαμβάνει το όνομα, τον τίτλο, την εταιρεία, τον αριθμό τηλεφώνου του αποστολέα και μερικές φορές ένα λογότυπο ή συνδέσμους μέσων κοινωνικής δικτύωσης.
Στοιχεία ενός μπλοκ υπογραφών:
Όνομα και τίτλος: Δηλώστε ξεκάθαρα το πλήρες ονοματεπώνυμό σας και τον επαγγελματικό σας τίτλο για να εξασφαλίσετε την αξιοπιστία σας.
Επωνυμία εταιρείας: Η συμπερίληψη του ονόματος της εταιρείας σας και της διεύθυνσης URL του ιστότοπού σας βοηθά στην ενίσχυση της επαγγελματικής σας ταυτότητας και παρέχει στον παραλήπτη έναν τρόπο να μάθει περισσότερα για τον οργανισμό σας.
Στοιχεία επικοινωνίας: Η συμπερίληψη ενός αριθμού τηλεφώνου ή δευτερεύουσας διεύθυνσης email μπορεί να διευκολύνει τον παραλήπτη να επικοινωνήσει μαζί σας μέσω άλλων καναλιών.
Παράδειγμα:
Ένας υπεύθυνος μάρκετινγκ σε μια εταιρεία τεχνολογίας μπορεί να περιλαμβάνει το ακόλουθο μπλοκ υπογραφής:
makefileΑντιγραφή κώδικαJane Doe
Marketing Manager
Tech Innovations Inc.
Phone: (123) 456-7890
Email: [email protected]
Website: www.techinnovations.com
Research Insight:
Σύμφωνα με έρευνα της εταιρείας μάρκετινγκ email Exclaimer, το 62% των επαγγελματιών πιστεύει ότι η υπογραφή μέσω email είναι μια κρίσιμη πτυχή της συνέπειας και του επαγγελματισμού της επωνυμίας.
5. Ο ρόλος του τόνου στο κλείσιμο email
Ο τόνος του κλεισίματος του email σας θα πρέπει να ευθυγραμμίζεται με τον συνολικό τόνο του email σας. Αυτή η ευθυγράμμιση διασφαλίζει ότι το μήνυμα είναι συνεπές και ότι ο παραλήπτης κατανοεί την πρόθεση πίσω από την επικοινωνία σας.
Τύποι τόνου στα κλεισίματα email:
Φιλικό και προσιτό: Κλείσιμο όπως “Προσέξτε” ή “Μιλήστε σύντομα” μεταφέρουν ζεστασιά και φιλικότητα, κατάλληλα για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπου υπάρχει σχέση.
Επαγγελματικά και ουδέτερα: Τα κλεισίματα όπως «Με εκτίμηση» ή «Με εκτίμηση» είναι ουδέτερα και επαγγελματικά, κατάλληλα για τις περισσότερες επιχειρηματικές επικοινωνίες.
Άμεσα και συνοπτικά: Για τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που πρέπει να είναι απλά, τα κλεισίματα όπως το “Best” ή ακόμα και η απλή υπογραφή του ονόματός σας μπορεί να είναι αποτελεσματικά.
Παράδειγμα: Εάν αντιμετωπίζετε ένα ευαίσθητο θέμα με έναν πελάτη, μπορεί να είναι απαραίτητο ένα πιο επίσημο κλείσιμο, όπως “Ειλικρινά” για να εκφραστεί σεβασμό. Ωστόσο, εάν παρακολουθείτε μια συνάντηση με έναν συνάδελφο, ένα κλείσιμο όπως “Μιλήστε σύντομα” μπορεί να είναι πιο κατάλληλο.
Expert Insight: Η ειδικός στην επικοινωνία Barbara Pachter συμβουλεύει: «Ο τόνος του κλεισίματος του email σας μπορεί να επηρεάσει σημαντικά τον τρόπο λήψης του μηνύματός σας. Είναι σημαντικό να λάβετε υπόψη τη σχέση και το πλαίσιο πριν επιλέξετε την αποχώρησή σας».
6. Πολιτιστικοί προβληματισμοί στο κλείσιμο email
Σε έναν παγκοσμιοποιημένο κόσμο, είναι σημαντικό να λαμβάνετε υπόψη τις πολιτισμικές διαφορές όταν επιλέγετε ένα κλείσιμο email. Αυτό που μπορεί να θεωρηθεί κατάλληλο σε μια κουλτούρα θα μπορούσε να θεωρηθεί υπερβολικά ανεπίσημο ή υπερβολικά επίσημο σε μια άλλη.
Πολιτιστικές διαφορές:
Η.Π.Α και Καναδάς:
Τα «Με εκτίμηση» και «Με εκτίμηση» χρησιμοποιούνται συνήθως σε επαγγελματικά περιβάλλοντα, ενώ τα «Καλύτερο» ή «Ευχαρίστως» είναι πιο περιστασιακά.
Η.Β.:
Η λέξη «με ειλικρίνεια» χρησιμοποιείται συχνά στην επίσημη αλληλογραφία, ενώ η λέξη «Ευθυμία»
ή «Καλύτερο» είναι σύνηθες σε πιο περιστασιακές ανταλλαγές.
Ιαπωνία: Τα κλεισίματα email συχνά περιλαμβάνουν ευγενικές φράσεις όπως «Σας ευχαριστούμε για τη συνεχή υποστήριξή σας» ή «Με χαιρετισμούς», αντανακλώντας τη σημασία του σεβασμού και της τυπικότητας.
Παράδειγμα:
Εάν επικοινωνείτε με έναν πελάτη στην Ιαπωνία, η χρήση ενός κλεισίματος όπως “Ευχαριστούμε για τη συνεχή υποστήριξή σας” μπορεί να είναι πιο κατάλληλη από πολιτισμική άποψη από ένα απλό “Με χαιρετισμούς”.
Γνώμη εμπειρογνωμόνων: Η ειδικός διαπολιτισμικής επικοινωνίας Erin Meyer τονίζει: «Η κατανόηση του πολιτισμικού πλαισίου του παραλήπτη του email σας μπορεί να σας βοηθήσει να επιλέξετε ένα κλείσιμο που μεταφέρει το σωστό επίπεδο σεβασμού και επαγγελματισμού».
Αποφυγή κοινών λαθών στο κλείσιμο email
Υπάρχουν πολλά κοινά λάθη που κάνουν οι άνθρωποι όταν κλείνουν τα email τους. Αυτά τα λάθη μπορεί να μεταφέρουν ακούσια το λάθος μήνυμα ή να υπονομεύσουν τον επαγγελματισμό της επικοινωνίας.
Συνήθη λάθη:
Να είσαι πολύ περιστασιακός: Η χρήση υπερβολικά περιστασιακών κλεισίματος όπως “Αργότερα” ή “Αντίο” σε επαγγελματικά περιβάλλοντα μπορεί να θεωρηθεί αντιεπαγγελματική.
Ασυνεπής τόνος:
Το κλείσιμο με τόνο που δεν ταιριάζει με το υπόλοιπο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να δημιουργήσει σύγχυση ή να φαίνεται ανειλικρινές.
Παράλειψη κλεισίματος: Αν δεν συμπεριληφθεί καθόλου ένα κλείσιμο μπορεί να κάνει το email να αισθάνεται απότομο ή απορριπτικό.
Παράδειγμα: Εάν γράφετε ένα επίσημο αίτημα για συνάντηση, το τέλος του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με “Ευθυμίες” μπορεί να φαίνεται παράταιρο. Αντίθετα, ένα πιο κατάλληλο κλείσιμο θα ήταν «Με εκτίμηση».
Συμβουλές ειδικών:
Η ειδικός σε θέματα επιχειρηματικής εθιμοτυπίας Jacqueline Whitmore
συμβουλεύει:
«Πάντα αφιερώνετε λίγο χρόνο για να ελέγξετε το κλείσιμο του email σας πριν το στείλετε. Βεβαιωθείτε ότι αντανακλά τον τόνο του μηνύματός σας και αφήνει μια θετική εντύπωση.»
Συμπέρασμα:
Η δύναμη ενός καλά επιλεγμένου κλεισίματος email
Το τέλος ενός email, είτε το αποκαλείτε κλείσιμο, αποσύνδεση ή μπλοκ υπογραφής, είναι μια ζωτική πτυχή της ψηφιακής επικοινωνίας. Όχι μόνο ολοκληρώνει το μήνυμά σας, αλλά μεταφέρει επίσης τόνο, επαγγελματισμό και πρόθεση. Κατανοώντας τους διαφορετικούς τύπους κλεισίματος email, τις πολιτισμικές αποχρώσεις και τη σημασία του τόνου.
μπορείτε να διασφαλίσετε ότι τα email σας θα έχουν τον επιθυμητό αντίκτυπο.
Τελική σύσταση:
Είτε γράφετε ένα επίσημο email σε έναν πιθανό πελάτη είτε ένα περιστασιακό μήνυμα σε έναν συνάδελφο.
σκεφτείτε πάντα προσεκτικά το κλείσιμο.
Η σωστή υπογραφή μπορεί να ενισχύσει το μήνυμά σας.
να ενισχύσει τις σχέσεις σας και να αφήσει μια μόνιμη θετική εντύπωση.
Γνώμη ειδικού: Η στρατηγική επικοινωνίας Laura Brown το συνοψίζει καλά:
«Το κλείσιμο του email σας είναι η τελευταία σας ευκαιρία να συνδεθείτε με τον παραλήπτη σας.
Είναι κάτι περισσότερο από μια απλή υπογραφή—είναι μια ευκαιρία να εκφράσετε ευγνωμοσύνη.
να δημιουργήσετε σχέσεις και να αφήσετε μια θετική εντύπωση».