I tuoi processi e le tue procedure esistono in formato scritto? O sono solo nella testa di qualcuno?
Per molte piccole aziende, è la seconda. Comprensibilmente: creare procedure operative standard (SOP) scritte richiede tempo e risorse. Tuttavia, le SOP sono progettate per creare coerenza.
Pensate alla catena di montaggio della Ford. Ogni operatore svolgeva un ruolo specifico e ripetibile nel processo. Era così efficace che è stato ampiamente adottato come pratica standard in tutti i settori.
Anche se la tua attività non è la costruzione di automobili, un processo ripetibile consente alle cose di procedere senza intoppi. Chiunque può fare riferimento alla documentazione e sapere quali passaggi intraprendere.
Se non hai mai scritto una SOP, questo articolo ti spiegherà cosa dovresti includere. Abbiamo anche alcuni modelli per aiutarti a iniziare.
Che cosa è una procedura operativa standard (SOP)
Una SOP è un documento interno contenente istruzioni dettagliate per un’attività aziendale specifica. È possibile creare SOP per processi ripetitivi, operazioni di routine o altre attività.
Optimization , una società di consulenza di Notion, ha scritto sul suo blog : “Le SOP differiscono dai semplici documenti di procedura (un documento che delinea i passaggi necessari per completare un’attività o un processo). La differenza principale Elenco accurato dei numeri di cellulare è che i documenti di procedura forniscono una panoramica di alto livello di un processo. Al contrario, le SOP forniscono una spiegazione “sul campo” di ciò che deve accadere per garantire che un dato processo vada come previsto”.
In altre parole, le SOP coprono più di quanto sia necessario fare. Forniscono istruzioni chiare su come il lavoro dovrebbe essere svolto. L’obiettivo è che qualsiasi dipendente che legga la SOP sappia esattamente cosa fare.
Come stabilire le priorità delle procedure operative standard da creare
Le aziende che cercano di creare delle SOP per la prima volta spesso hanno difficoltà a sapere da dove iniziare. Il compito può essere scoraggiante, considerando quanti processi il tuo team segue ogni giorno. Alla fine, potresti ritrovarti con centinaia, se non migliaia, di SOP.
Inizia con alcune aree principali (da 3 a 5) della tua attività, come vendite o supporto. All’interno di ogni area, identifica le attività o procedure più cruciali. Queste sono le più importanti per salvaguardare e centralizzare la conoscenza, soprattutto se l’attività è critica per la tua attività e svolta solo da una o due persone. Quando crei un documento SOP per queste attività, stai preservando la continuità aziendale e abilitando la delega.
Puoi anche catturare i processi interni ripetuti più frequentemente dai membri del team. Questi task sono maggiormente a rischio di incoerenza. Una SOP scritta diventa una guida da seguire per tutti.
Come scrivere una SOP efficace
Mettiti nei panni di un nuovo dipendente. Cosa dovrebbe sapere per svolgere un lavoro?
Connor Gross, il proprietario dell’agenzia di reclutamento frazionaria Dati di linea , ha una vasta esperienza nell’inserimento dei dipendenti . In quanto tale, ha osservato dove la maggior parte dei titolari di attività ha difficoltà con le procedure operative standard (SOP). “La maggior parte dei titolari di attività accede al software e sa esattamente dove navigare e su quali pulsanti cliccare”, spiega. “La parte difficile diventa quella dei passaggi che inevitabilmente ti perderai perché sono ovvi per te e non ovvi per l’altra persona”.
Vuoi che le tue SOP includano le attività specifiche da completare e perché sono importanti. Ecco alcune cose che puoi includere:
Connor suggerisce di dare corpo all’intera SOP e quindi di usare uno strumento come ChatGPT per semplificarla in punti elenco. Puoi anche usare uno strumento come Loom per registrare un video e quindi usare Loom AI per creare un documento SOP basato sul contenuto del video. Se stai lavorando a un’attività particolarmente complessa, potresti volerla suddividere in più documenti SOP.
Una volta terminato, fai rivedere la SOP ad altri membri del team. Idealmente, qualcuno che non ha familiarità con il processo dovrebbe esaminare la SOP e vedere se riesce a seguirla. Questo è il modo più semplice per identificare se hai tralasciato qualcosa.
Suggerimento: utilizza un indice con collegamenti ipertestuali nella parte superiore del documento per aiutare i dipendenti a passare rapidamente a sezioni specifiche.
Esempi di modelli di procedure operative standard
Anche con il nostro elenco di cose da includere, potresti chiederti che aspetto abbia una SOP, soprattutto perché il layout può variare a seconda del caso d’uso.
Questi modelli di procedure operative standard sono un punto di partenza per aiutarti a identificare:
- Perché la SOP è importante
- A chi è destinato
- Quali passaggi coprire
Le procedure operative standard possono essere un diagramma di flusso, istruzioni dettagliate, una checklist o una matrice.
Suggerimento : assicurati di definire eventuali acronimi o abbreviazioni nelle tue procedure operative standard, indipendentemente dal fatto che siano uno standard di settore o specifici della tua organizzazione.
1. Modello di base della SOP
Questo modello è abbastanza generico da poter essere utilizzato per una varietà di processi e procedure. È ideale se stai appena iniziando o se vuoi utilizzare lo stesso modello in più aree della tua attività.
In questa SOP, identificherai lo scopo del documento e fornirai il contesto necessario per il tuo team. Puoi anche includere risorse interne, come un modello di piano di comunicazione , un modello di rendiconto spese, un modello di gestione progetti o altri documenti usati di frequente.
2. Modello di procedura operativa standard per l’inserimento dei nuovi dipendenti
L’inserimento di nuovi dipendenti spesso ha molte parti in movimento. Una SOP assicura che i dipendenti vengano inseriti in modo coerente Elenco deb e identifica chi è responsabile di ogni passaggio.
Probabilmente ti ritroverai con più procedure operative standard relative al processo di onboarding dei dipendenti, che possono includere:
- Procedure operative standard per la raccolta della documentazione, l’aggiunta del dipendente al sistema di gestione delle buste paga, ecc.